Организация мероприятий требует к себе обширного планирования всего процесса. На первый взгляд может показаться, что все мероприятия проходят довольно гладко и как бы сами по себе. Но на самом деле это не совсем так, за организацией качественного семинара стоит долгий подготовительный процесс и организация, все этапы которой мы рассмотрим ниже.
Выбор места проведения семинара напрямую зависит от его масштабов. Все завить от количества гостей и участников, необходимости наличия дополнительных залов и оборудования. При выборе места проведения общественного мероприятия необходимо учесть и уровень приглашенных гостей. Перед тем как принимать решение по выбору места проведения мероприятия стоит посмотреть несколько вариантов. Необходимо учитывать не только расположение, но и уровень обслуживания, и стоимость аренды, а также дополнительные бонусы.
Отдельное внимание нужно уделить рекламе. Важно понимать, что успешная реклама является залогом успешно проведенного семинара. Ведь чем больше людей узнает об этом, тем больше выступающих и слушателей посетят его. Правильный маркетинг заключается в том, чтобы привлечь как можно больше целевых людей предстоящего события, при этом затратив минимум средств. В зависимости от того какая тематика вашего мероприятия и будут зависеть методы маркетинга. К примеру, если это крупный IT семинар, тогда реклама в СМИ будет просто неэффективна. Гораздо уместней использовать тематические сообщества и форумы.
Уместно будет сделать рассылку компаниям, которые непосредственно умеют прямое отношение к тематике семинара. Также хорошо работаю тематические сообщества в социальных сетях и прямая рассылка писем.
Организация и проведение мероприятий подразумевает активное сотрудничество со спонсорами. Правильное взаимодействие со спонсорами позволит значительно сократить первоначальный бюджет. Они могут помочь вам не только с маркетингом, но и взять часть ваших расходов на себя.
Важным моментом в планировании семинаров является взаимодействие c спикерами. Они заранее должны быть подготовлены и разбираться в тематике мероприятия. С ними заранее нужно провести работу и обсудить приоритеты, на которых стоит обострить внимание публики.
Также нужно обратить внимание на специальные требования, которые могут быть у организаторов. Это может быть что угодно, начиная от звука и заканчивая дополнительным экраном. Перед проведением семинара весь персонал должен минимум за час находиться на месте встречи. Также предварительно стоит убедиться в исправности всей необходимой аппаратуры.
